各县（市、区）司法局、局属各单位、机关各科室：

         为进一步提高全市公证办证质量，规范公证质量检查行为，现制定《许昌市司法局公证质量检查办法》，印发给你们，请遵照执行。

                                                                           许昌市司法局

                                                                          2016年5月10日

                                                                      许昌市司法局公证质量检查办法

         第一条：为规范公证质量检查行为，保障公证质量检查效果，促进公证机构和公证员规范执业，制定本办法。

         第二条 公证质量检查的内容
       （一）在办证实体方面

        检查证明材料是否符合真实性、合法性的原则要求。 
      （二）在办证程序方面

        检查办证程序是否合法，是否存在下列问题：违反公证管辖和业务范围（涉外及涉港、澳、台）的规定受理公证申请和出证；办证中随意简化办证程序；其它严重违反公证程序的行为。 
      （三）在公证卷宗管理方面

       检查反映公证申请与受理、公证审查与出证情况的证明材料、文字资料。文字书写、收费情况、送达登记、公证卷宗整理和装订、卷面填写。 
     （四）在规范服务方面

       检查是否存在下列问题：未按规定标准收费；执业态度不端正、片面追求经济利益、服务意识不到位；公证文书复查不规范；办理公证事项违反公证执业规范和执业纪律等。

       第三条 公证质量检查的方法

       公证质量检查分为定期检查和不定期检查。

      （一）定期检查

       1.公证机构每季度对公证员办证质量进行一次公证案卷评查，对发现存在的质量问题要及时采取补救措施补正完善。每季度进行的公证案卷评查做到有登记、有质量评查报告，并将报告于当季度末上报主管司法局。

       2.各县（市、区）司法局每年六月底之前对公证质量予以监督和抽查，每年七月中旬前上报对所属公证机构的质量检查报告。

       3.许昌市司法局每年九月底之前对所辖公证机构一年的办证质量进行一至两次的检查，抽调各县（市、区）公证处业务骨干组织开展公证质量交叉检查。

     （二）不定期检查

       司法行政机关可根据需要，随时对所辖公证机构进行质量检查。

       第四条 公证质量检查的方式

     （一）公证质量检查采用全面检查、随机抽查、专项检查、个案检查等方式。全面检查受检范围包括各类型公证业务，抽查公证卷宗采用指定和随机抽样的方式进行。

     （二）采取其它方法检查的，可根据实际情况确定受检公证事项的范围和数量。

     （三）除通过查阅案卷和相关材料组织实施检查之外，还可采取询问承办人和审批人、询问其他有关人员等方式进行。

       第五条 公证卷宗检查的数量

       各县（市、区）司法局对被查公证机构公证卷宗检查数量可酌情掌握。

       全市公证质量检查组对被查公证机构公证卷宗检查不得少于30本，且需涵盖被查公证机构办理的各类型公证事项。

   被查公证机构要向检查人员提供公证员花名册，卷宗应当涵盖被查公证机构每名公证员承办的公证事项，对于确定的检查范围期间没有办证的公证员，要在检查报告中特别予以实名备注及说明。    

       第五条 公证质量检查的要求

     （一）  检查人员应当按照《公证质量评价标准（试行）》和卷宗情况在公证卷宗质量评价标准表上打分。检查人员对质量认定存在分歧的，应集体讨论后确定。

     （二）公证卷宗质量检查结束后，检查人员应当写出质量检查报告,质量检查报告应在规定的时间内报市司法局。

       报告内容包括：检查的基本情况；存在的主要质量问题；错证、假证及其他不合格公证事项的统计情况；对存在公证质量问题的文书及有关责任机构和人员的处理情况；造成质量问题的原因及改进措施；质量等次的评定结果。

     （三）公证质量检查中发现的错证、假证及其他不合格的公证事项，司法行政机关应当向相关公证机构和公证员发出整改通知书。相关公证机构和公证员必须在整改通知书规定的时限内进行整改，并将整改情况上报司法行政机关。

      司法行政机关或公证行业组织应当视具体情形依法对公证机构或者公证员给予行政处罚或行业惩戒。

      第六条      各地须将公证质量检查结果及奖惩情况记入公证机构、公证员执业档案，并作为公证机构、公证员执业年度考核以及推荐评选文明公证处、优秀公证员的依据。